Officiele publicatie

Archiefverordening Regio Rivierenland 2016

Het Algemeen Bestuur van Regio Rivierenland;

gelet op artikel 40 en 41 van de Archiefwet 1995 en de Archiefregeling

gelet op de artikelen 31, 32 en 33 van de regeling Regio Rivierenland;

besluit

vast te stellen de navolgende;

Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.
    de wet de Archiefwet 1995;
  • b.
    het besluit het Archiefbesluit 1995;
  • c.
    Regio Rivierenland het openbaar lichaam, bedoeld in artikel 40, lid 1, van de wet;
  • d.
    dienstonderdelen de dienstonderdelen van Regio Rivierenland bedoeld in artikel 1, lid 1, en artikel 3, lid 1, van de Organisatie-verordening Regio Rivierenland 2012;
  • e.
    archiefbescheiden de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
  • f.
    archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrengen ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet;
  • g.
    archiefbewaarplaats de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 32 van de regeling Regio Rivierenland aangewezen archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland te Tiel;
  • h.
    beheerder degene die ingevolge artikel 33, lid 1 van de regeling Regio Rivierenland met het beheer van de archiefbescheiden van Regio Rivierenland belast is;
  • i.
    beheerseenheid de dienstonderdelen van Regio Rivierenland bedoeld in artikel 1, lid 1, en artikel 3, lid 1, van de Organisatie-verordening Regio Rivierenland 2012;
  • j.
    informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk 2 De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2 Archiefbewaarplaats

Als archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12, lid 1, van de wet is de bewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland te Tiel aangewezen.

Artikel 3 Archiefruimte(n)

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4 Beheervoorschriften

Het Dagelijks Bestuur draag zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden..

Artikel 5 Personeel

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel ter uitvoering de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 6 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijke voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 7 Middelen

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8 Kwaliteitssysteem

Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van Regio Rivierenland een kwaliteitssysteem vast.

Artikel 9

Het Dagelijks Bestuur bevordert, dat bij deelname van Regio Rivierenland in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de wet geschiedt.

Artikel 10

Het Dagelijks Bestuur doet tenminste eenmaal per twee) aar aan het Algemeen Bestuur verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet.

Hoofdstuk 3 Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 11

Het Dagelijks Bestuur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften geschiedt.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking daarvan in het blad gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland.

Artikel 13

De verordening kan worden aangehaald als “Archiefverordening Regio Rivierenland 2016”.

Artikel 14

De Archiefverordening Regio Rivierenland 2007 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Regio Rivierenland in zijn openbare vergadering van 9 maart 2016

de secretaris,
de voorzitter,

toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en moet door het Algemeen Bestuur worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen en artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Deze verordening bestaat uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van Regio Rivierenland en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.

Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip zorg, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd.

Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. In hoofdstuk 3 is het toezicht beschreven zoals bedoeld in artikel 31, lid 3 van de regeling Regio Rivierenland.

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats is opgenomen in artikel 32, lid 1, van de regeling Regio Rivierenland.

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is geregeld in artikel 33, lid 1, van de regeling Regio Rivierenland.

Artikel 9

Binnen een bestuursperiode verneemt het Algemeen Bestuur tenminste tweemaal wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.