Officiele publicatie

Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland 2016

Het Dagelijks Bestuur van Regio Rivierenland

gelet op artikel 4 van de Archiefverordening Regio Rivierenland 2016

overwegende dat;

  • -
    in het kader van de uitvoering van de regionale taken informatie worden ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;
  • -
    deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van Regio Rivierenland;
  • -
    deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van Regio Rivierenland en van andere partijen of personen;
  • -
    deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van Regio Rivierenland en de democratische controle;
  • -
    deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van Regio Rivierenland in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

Besluit

vast te stellen het volgende ;

Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het Informatiebeheer van Regio Rivierenland

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

  • a.
    de wet de Archiefwet 1995;
  • b.
    het besluit het Archiefbesluit 1995;
  • c.
    archiefverordening de in de artikelen 40 en 41 van de wet bedoelde verordening;
  • d
    archiefbescheiden de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
  • e.
    archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrengen ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;
  • f.
    archiefbewaarplaats de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 32 van de regeling Regio Rivierenland aangewezen archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland te Tiel;
  • g
    beheerseenheid de dienstonderdelen van Regio Rivierenland bedoeld in artikel 1, lid 1, en artikel 3, lid 1, van de Organisatie-verordening Regio Rivierenland 2012;
  • h.
    coördinator archief degene die op concern niveau is belast met de coördinatie van de archiefzorg;
  • i.
    informatie de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c, van de wet;
  • j
    informatiebeheer het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke taal te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
  • k
    vorm (van de informatie) de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film of met digitale hulpmiddelen.

Hoofdstuk 2 De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2 Strategische Informatie Overleg

1.

Het Dagelijks Bestuur stelt een Strategisch Informatie Overleg in.

2.

Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.

3.

In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.

1

Het hoofd van de beheerseenheid is verantwoordelijk voor het informatiebeheer, voor over deze niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

2

Het hoofd van de beheerseenheid zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van Regio Rivierenland en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

3

De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste;

  • a
    de organisatie van het informatiebeheer;
  • b
    de (onder)mandatering van bevoegdheden van functionarissen;
  • c
    het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;
  • d
    procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticiteit, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;
  • e
    het aanwijzen van een archiefruimte;
  • f
    het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
  • g
    het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
4.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat over het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem/haar ressorterende taken en met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid afstemming plaatsvinden met de coördinator archief.

Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht informatie

1

De informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in de vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2

Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het dienstonderdeel wordt bewaard

3

Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van;

  • -
    informatiearchitectuur
  • -
    informatiebeveiliging en -geheimhouding
  • -
    duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
4

Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van het dienstonderdeel adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 6 Bewaartermijnen van de informatie

1

Het hoofd van de beheerseenheid zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

Artikel 7 Overbrenging

Indien het hoofd van de beheerseenheid op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de secretaris.

Artikel 8 Beheersvoorschriften voor overgebrachte informatie

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de secretaris voorschriften op.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 9 Intrekking

Het Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking daarvan in het blad gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland

Artikel 11 Naamgeving

De besluit wordt aangehaald als het “Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland 2016”.

Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Regio Rivierenland in de vergadering van 9 maart 2016

de secretaris,
de voorzitter,

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die Regio Rivierenland ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het Algemeen Bestuur vast te stellen verordening.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Artikelsgewijze toelichting.

Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen.

Artikel 1

Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam,geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Ook op de termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.

Hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie, waaronder de serverruimte.

Authenticeren; hierbij moet gedacht worden aan een (digitale ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid onder d.

Informatie; in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term "informatie" gebruikt in plaats van het begrip "archiefbescheiden". Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van Regio Rivierenland. De begrippen "archiefbescheiden" en "informatie" worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip "archiefbescheiden" opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) Regio Rivierenland in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.

Informatiebeheer; de definitief van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid ophoudt Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet; en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheersverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door Regio Rivierenland aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.

Organisatieonderdeel; bedoeld worden de dienstonderdelen van Regio Rivierenland, zelfstandige projectbureaus en overige als zodanig aan te merken onderdelen.

Hoofdstuk 2: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2

Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waarderings- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).

Artikel 3

Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het Dagelijks Bestuur een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.

Artikel 4, eerste en tweede lid

Het hoofd van de beheerseenheid is de functionaris die is belast met de algehele dagelijkse leiding.

Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te onderstrepen.

Artikel 4, derde lid, onder b

Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van de bevoegdheidsverdeling door midden van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten.

Artikel 4, derde lid, onder c

Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamische en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging en beheer van de archiefruimte.

Artikel 4, derde lid onder d

Voorbeelden zijn; een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archief-procedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte, procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.

Artikel 4, derde lid, onder f

Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs)systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.

Artikel 4, derde lid, onder g

Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden.

Artikel 5, eerste lid

Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de beheerseenheid de authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitwerkt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitkenmerken, kopieën in principe niet. Van vervanging is sprake wanneer informatie op een andere dragen wordt overgezet (bijvoorbeeld door een reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van et origineel te verlenen (authenticiteit).

Artikel 5, tweede lid

Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is.

Artikel 5, derde lid

Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet Openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen

Artikel 6, tweede lid

Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gerecontrueerd kan worden.

Artikel 7

Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijk overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de secretaris, Na overbreng wordt de informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het hoofd van de overbrengende beheerseenheid bij overbrenging beperkingen aan bij openbaar, na advies van de secretaris.

Artikel 8

Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in de archiefbewaarplaats worden informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie, zoals een bezoekersreglement.