Officiele publicatie

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden en het dagelijks bestuur Avri

Het dagelijks bestuur van Avri;

gelet op 15, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling Avri en artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit

vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur

Artikel 1: Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1.

Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2.

Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der leden.

3.

Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2: Dag en plaats van de vergaderingen

1.

Het dagelijks bestuur vergadert in de regel eenmaal per maand op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een lid het nodig acht.

2.

Indien een lid van het dagelijks bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die, indien mogelijk, uiterlijk 24 uur van tevoren op een bij Avri gebruikelijke wijze aan de leden van het dagelijks bestuur wordt toegezonden.

3.

De vergaderingen worden als regel in het kantoorgebouw van Avri in Geldermalsen gehouden.

Artikel 3: Verhindering

1.

Wanneer een lid van het dagelijks bestuur verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

2.

Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4: Openbare vergadering

1.

Het dagelijks bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.

2.

De bepalingen van dit reglement zijn, voor zover mogelijk, van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 5: Agenda

1.

Voor elke vergadering wordt, ten minste 48 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het dagelijks bestuur een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden bij het bestuurssecretariaat ter inzage.

2.

Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, maar waarvan als gevolg van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

3.

Het dagelijks bestuur kan besluiten, op voorstel van een lid of de voorzitter, onderwerpen die niet geagendeerd zijn terstond in behandeling te nemen.

Artikel 6: Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het dagelijks bestuur.

Artikel 7: Deelneming derden aan de vergadering

Het dagelijks bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8: Stemmingen

1.

Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2.

Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van dit artikel wordt toegepast.

3.

  • a.
    Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
  • b.
    Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist de voorzitter.
  • c.
    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Indien voor de tweede stemming personen een gelijk aantal stemmen hebben gekregen beslist voor de deelname aan de tweede stemming het lot.
    Indien bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 9: Besluitenlijst

1.

De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

2.

De besluitenlijst bevat, naast een formulering van door het dagelijks bestuur genomen besluiten, ten minste:

  • a.
    de namen van de aan- en afwezige leden;
  • b.
    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.
3.

Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het dagelijks bestuur daarom vraagt.

4.

De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5.

Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur.

6.

Het dagelijks bestuur kan besluiten de besluitenlijst openbaar te maken op de bij Avri gebruikelijke wijze.

Artikel 10: Parafenbesluit en besluitenlijst

1.

Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit, waarop door geen der leden van het dagelijks bestuur, binnen een circulatietermijn van tien werkdagen, is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het dagelijks bestuur gewenst is en waarop door alle leden voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief parafenbesluit wordt beschouwd.

2.

Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk dagelijks bestuurslid, geen uitstel duldt en door tenminste de twee dagelijks bestuurleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan het lid van het dagelijks bestuur dat geen paraaf heeft gezet.

3.

In de door het dagelijks bestuur vastgestelde vakantieperiode komen besluiten buiten de vergadering tot stand indien door tenminste twee leden van het dagelijks bestuur buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. In de eerstvolgende dagelijks bestuurvergadering worden de besluiten ter kennis van het dagelijks bestuur gebracht.

4.

Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

5.

De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het dagelijks bestuur in de betreffende periode genomen parafenbesluiten.

6.

Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de besluitenlijst aan de leden van het algemeen bestuur .

7.

Het dagelijks bestuur kan besluiten de besluitenlijst, bedoeld in het vijfde lid, openbaar te maken op de bij Avri gebruikelijke wijze.

Artikel 11: Mandaatverlening

1.

Indien tijdens de door het dagelijks bestuur vastgestelde vakantieperiode een dagelijks bestuursbesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, zijn één of meer dagelijks bestuursleden bevoegd terzake een b esluit te nemen.

2.

In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 12: Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2016.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 16 december 2015
De beoogd secretaris,
E.J. de Vries
de voorzitter,
L. Verspuij Dit reglement van orde is op ........……………….. aan het algemeen bestuur medegedeeld.

Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur

Algemeen

Ingevolge de gemeenschappelijke regeling en artikel 52 Gemeentewet stelt het dagelijks bestuur een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de dagelijks bestuursleden en het doen van voorstellen aan het algemeen bestuur behoort daartoe. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Artikel 1: Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het dagelijks bestuur direct na de vergadering van het algemeen bestuur waarin de dagelijks bestuursleden zijn benoemd.

Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het dagelijks bestuur als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het dagelijks bestuur).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Om wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Artikel 2: Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat de voorzitter (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het dagelijks bestuur ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de voorzitter de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3: Verhindering

Dit artikel schrijft voor hoe er gehandeld dient te worden bij verhindering van een lid van het dagelijks bestuur danwel de secretaris. Het dagelijks bestuur kent geen plaatsvervangende leden.

 

Artikel 4: Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het dagelijks bestuur kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het dagelijks bestuur overgelaten. Indien een vergadering van het dagelijks bestuur openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de voorzitter dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

 

Artikel 5: Agenda

De rol van de secretaris bij de dagelijks bestuurvergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de voorbeeld organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de dagelijks bestuurleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de dagelijks bestuursleden of dat dit in de vergadering gebeurd. Ook wordt beschreven hoe niet-geagendeerde zaken in behandeling worden genomen.

Artikel 6:Ambtelijke ondersteuning

Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid 1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is

Artikel 7: Deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de dagelijks bestuurleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

 

Artikel 8: Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het dagelijks bestuur. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het dagelijks bestuur vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

 

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In de meeste gevallen is er sprake van een conformbesluit. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor het algemeen bestuur zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor het algemeen bestuur erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus óf niet óf mondeling gestemd.

 

Artikel 9: Besluitenlijst

Dit artikel regelt de taak van de secretaris tot het bijhouden van een besluitenlijst en de wijze waarop de lijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het dagelijks bestuur een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De openbaarmaking geschiedt op de voor de Avri gebruikelijke wijze.

 

Artikel 10: Parafenbesluit

Dit artikel regelt het parafenbesluit. Het parafenbesluit is een conceptbesluit dat door de leden van het dagelijks bestuur van parafen wordt voorzien waarna dit door het dagelijks bestuur als een definitief meerderheidsbesluit en dus als een conformbesluit wordt beschouwd. Parafenbesluiten zijn toegestaan mits voldaan wordt aan voorwaarden die zijn gesteld door de afdeling rechtspraak van de Raad van State (16 juli 2003 (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de dagelijks bestuursvergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat het altijd mogelijk is om beraadslaging en besluitvorming in een dagelijks bestuursvergadering te vragen en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen.

Met dit artikel wordt geregeld dat er pas sprake is van een besluit als alle dagelijks bestuurleden hebben aangegeven dat zij geen behoefte hebben aan bespreking van het voorstel in de vergadering. Een uitzondering is mogelijk in geval van spoed. Indien de meerderheid, inclusief het eerstverantwoordelijk lid, heeft geparafeerd, wordt het besluit als een definitief parafenbesluit beschouwd.

Teneinde onduidelijkheid te voorkomen over de vraag wanneer een besluit is genomen, is geregeld dat het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen, op de datum van dagtekening door de secretaris.

 

Artikel 11: Mandaatverlening

Tijdens de vastgestelde vakanties kunnen belangrijke, spoedeisende besluiten in mandaat worden genomen.

 

Artikel 12: Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.