Officiele publicatie

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Neerijnen houdende regels voor oordeelsvormende vergaderingen Verordening op de Oordeelsvormende vergadering gemeente Neerijnen 2017

De raad van de gemeente Neerijnen;

gelezen het voorstel van het Presidium van 8 november 2016;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

gehoord de beraadslagingen in de Oordeelsvormende raad van 15 september 2016;

besluit vast te stellen de:

Verordening op de Oordeelsvormende vergadering gemeente Neerijnen 2017:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -
    commissiegriffier: griffier van de Oordeelsvormende vergadering of diens plaatsvervanger;
  • -
    commissielid: lid van de Oordeelsvormende vergadering of diens plaatsvervanger;
  • -
    commissievoorzitter: voorzitter van de Oordeelsvormende vergadering of diens plaatsvervanger;
  • -
    griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Instelling Oordeelsvormende vergadering

Binnen iedere raadcyclus is er een oordeelsvormende vergadering:

  • a.
    waarvan de werkzaamheden alle onderwerpen kunnen betreffen, voor zover zij tot de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de raad behoren en niet gedelegeerd of gemandateerd zijn aan het college.

Artikel 3. Taken

De oordeelsvormende vergadering:

  • a.
    brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
  • b.
    kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
  • c.
    voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming voorzitter oordeelsvormende vergadering

1.

De oordeelsvormende vergadering bestaat uit maximaal 2 leden per fractie.

2.

De leden worden door de raad op voordracht vanuit de fracties benoemd.

3.

Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. [Deze burgercommissieleden hebben tijdens de laatste raadsverkiezingen wel op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie gestaan.]

  • a)
    Waarbij opgemerkt dat de vertegenwoordiging per fractie bestaat uit minimaal 1 raadslid en 1 burgercommissielid. Ook invulling door 2 raadsleden per fractie is toegestaan, invulling door 2 burgercommissieleden per fractie is niet toegestaan.
  • b)
    Per agendapunt (onderwerp) is wijziging in de bezetting per fractie mogelijk, waarbij het vermelde onder 4.3.a van toepassing blijft.
4.

De raad benoemt de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de oordeelsvormende vergadering uit zijn midden.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1.

De zittingsperiode van een commissielid en de voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2.

Een (burger)commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

3.

De raad kan een (burger)commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

4.

De raad kan de voorzitter van de oordeelsvormende vergadering ontslaan.

5.

Een commissielid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

6.

Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

7.

Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de (burger)commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De (commissie)griffier

1.

De griffier van de raad kan ter ondersteuning van de oordeelsvormende vergadering een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, benoemen als commissiegriffier.

2.

De (commissie)griffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

3.

De (commissie)griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

1.

De voorzitter zendt ten minste 8 werkdagen voor een vergadering de leden een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

2.

Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

1.

In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een digitale oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

2.

Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de leden van de oordeelsvormende vergadering op verzoek inzage.

3.

De agenda wordt bij aanvang door de commissieleden vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

1.

Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de digitale oproep ook op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de commissieleden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2.

Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst binnen het onderdeel van het Raad Informatie Systeem (RIS).

3.

Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Oordeelsvormende vergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het Nieuwsblad Geldermalsen. Ook wordt er digitaal melding van gemaakt via de website van de gemeente: www.neerijnen.nl.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

1.

De (commissie)griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2.

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de (commissie)griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

1.

Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

2.

Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3.

Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een oordeelsvormende vergadering kan echter over andere aangelegenheden, dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd, alleen beraadslagen, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

1.

Een (commissie)griffier draagt zorg voor het verslag van de oordeelsvormende vergadering.

2.

Een verslag bevat in ieder geval:

  • a.
    de namen van de voorzitter, de (commissie)griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
  • b.
    zo nodig een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;
  • c.
    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
  • d.
    een zakelijke samenvatting van het besprokene (zo nodig) onder vermelding van de namen van de sprekers;
  • e.
    een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;
  • f.
    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de oordeelsvormende vergadering is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3.

Een conceptverslag worden gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden van de oordeelsvormende vergadering, verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

4.

Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en de (commissie)griffier.

5.

Alle verslagen die elektronisch beschikbaar zijn, worden tevens op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

1.

Als een oordeelsvormende vergadering een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de commissieleden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

2.

In het advies kan worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

3.

In een oordeelsvormende vergadering vindt geen stemmingen plaats, met uitzondering over geheimhouding en met betrekking tot de orde van de vergadering.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

1.

Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de oordeelsvormende vergadering anders beslist.

2.

Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

3.

Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4.

Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een oordeelsvormende vergadering kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

1.

Burgers kunnen in een oordeelsvormende vergadering, gedurende maximaal 30 minuten het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

  • a)
    Het woord kan niet worden gevoerd:
    • 1.
      over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;
    • 2.
      over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen en
    • 3.
      indien een klacht ex. artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
2.

Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk vóór 12.00 uur op de dag van de te houden vergadering aan de (commissie)griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

3.

De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4.

De spreker voert in maximaal 5 minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de insprekers als er meer dan 6 insprekers zijn aangemeld. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

5.

De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6.

De voorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

1.

De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2.

Hij (de voorzitter) kan de oordeelsvormende vergadering voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem (laten) verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

3.

Hij (de voorzitter) kan ter handhaving van de orde van de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4.

Hij (de voorzitter) roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een oordeelsvormende vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De vergadering beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

1.

Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de (commissie)griffier.

2.

Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de oordeelsvormende vergadering een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

3.

De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de (commissie)griffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de oordeelsvormende vergadering die de geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover door de raad in een besloten vergadering met de oordeelsvormende vergadering overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

1.

Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2.

Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3.

De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen laten vertrekken.

4.

Hij (de voorzitter) is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 25. Intrekken oude verordening

De Verordening op de raadscommissies 2010 wordt ingetrokken.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

1.

Deze verordening treedt in werking op 2 januari 2017.

2.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Oordeelsvormende vergadering gemeente Neerijnen 2017.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 december 2016,
, voorzitter
, raadsgriffier

Toelichting

Deze toelichting is geschreven ter nadere verduidelijking van artikelen in deze Verordening op de Oordeelsvormende vergadering gemeente Neerijnen 2017. Enkel die bepalingen worden behandeld die verdere toelichting behoeven.

In de onderstaande toelichting wordt voor de bepalingen verwezen naar raadscommissies, zoals verwoord in de Gemeentewet, waarvan de strekking van toepassing is op de in Neerijnen ingestelde Oordeelsvormende vergadering. Waar raadscommissie staat vermeld lees dus oordeelsvormende vergadering.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie (oordeelsvormende vergadering) en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2014 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raad- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht – om de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het betreft een “burgercommissielid” dat niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. [De niet-raadsleden moeten – in verband met de kenbaarheid en kiezerlegitimiteit – wel tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie gestaan hebben.]

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek ook uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 5, eerste lid, recht op een eigen commissielid.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 9, derde lid).

[Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurd door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2016.]

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde lid.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Naast de fysieke terinzagelegging op het gemeentehuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden in het Raad Informatie Systeem (RIS).

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

Door het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in deze commissieverordening.

Op dit moment (in de oordeelsvormende vergadering) zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts één maal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Op basis van artikel 13, derde lid, wordt het verslag ook toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing).

Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het