Officiele publicatie

Verordening voor de controle op het financieel beheer van Gemeenschappelijke Regeling Avri

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avri (hierna te noemen Avri)

besluit;

gelet op artikel 35, zesde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en artikel 26, tweede lid, van de gemeenschappelijke regeling Avri;

vast te stellen de Verordening voor de controle op het financieel beheer.

Artikel 1. Definities

Artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Avri is van toepassing op dit besluit. Daarnaast wordt in deze verordening verstaan onder:

  • a.
    accountant een door het Algemeen Bestuur benoemde:
    • registeraccountant of
    • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op het Accountantsberoep of
    • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
  • b.
    accountantscontrole
    de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:
    • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
    • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
    • het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
    • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
  • c.
    Algemeen Bestuur
    het Algemeen Bestuur van Avri, bedoeld in artikel 5 van de regeling.
  • d.
    Dagelijks Bestuur
    het Dagelijks Bestuur van Avri, bedoeld in artikel 15 van de regeling.
  • e.
    Directeur
    de directeur van Avri, tevens secretaris van Avri, bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de regeling.
  • f.
    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
    het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
  • g.
    deelverantwoording
    een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde deelverantwoording van een afzonderlijke organisatie- eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.

Artikel 3 Programma van eisen accountantscontrole

1.

De goedkeuringstoleranties voor onze accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dit zijn de wettelijke minimumeisen: een goedkeuringstolerantie van maximaal 1% voor fouten en van maximaal 3% voor onzekerheden ten opzichte van de omvangsbasis van de begroting.

2.

Overige eisen aan de accountantscontrole worden door het Algemeen Bestuur op het moment van het aanbesteden van de accountantscontrole en het daaraan gerelateerde normenkader bepaald.

3.

Accountantscontrole en de verslaglegging hiervan vinden plaats op basis van het vaststelde normenkader.

Artikel 4. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

1.

Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3.

Bij de jaarrekening bevestigt de directeur, namens het Dagelijks Bestuur, schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4.

Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controle verklaring en het verslag van bevindingen voor 1 juli aan het Algemeen Bestuur.

5.

Alle informatie die na afgifte van de controle verklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijkse Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

1.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en het normenkader financiële rechtmatigheid de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3.

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de directeur van Avri.

Artikel 6. Toegang tot informatie

1.

De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van Avri.

2.

De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de dienst zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7. Overige controles en opdrachten

1.

Het Dagelijks Bestuur kan de benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen (indien van toepassing op Avri) volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Avri is.

3.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (zoals de Belastingdienst, het pensioenfonds ABP, de Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

4.

Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Avri is.

Artikel 8. Rapportering

1.

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

2.

In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant zo nodig over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan het Dagelijks Bestuur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers van Avri.

3.

De controle verklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op bekendmaking.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening Avri 2016’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Avri van 16 december 2015.
de secretaris,
E.J. de Vries
de voorzitter,
L. Verspuij